Exportera fakturor

#1

Jag behöver skicka mina fakturor krypterade och har därför byggt en egen Filemakerlösning för detta ändamål. Eftersom det inte finns något sätt att exportera data om fakturor i iOrdning (och heller inget stöd för Applescript) så har jag löst det genom att dra en faktura i taget från iOrdning-fönstret till Filemakerfönstret där den sedan importeras. Ganska otympligt, men ändå fungerande. Efter att jag uppdaterade till iOrdning 8 så fungerar detta inte längre, vilket bryter mitt arbetsflöde och jag blev därför tvungen att gå tillbaka till version 7.

Går detta problem att lösa? Primärt att återställa funktionen att “dra ut” fakturor så som det fungerade i version 7, men ännu hellre antingen nån typ att exportfunktion för faktura-data alternativt att exporterade fakturor döps med nån slags koppling till kunden (tex kundnummer). Drömlösningen vore såklart att man kunde skicka krypterade fakturor direkt från iOrdning (med en nyckel som lagras per kund. :slight_smile:

På grund av GDPR är måste ju fakturor i många branscher krypteras om de skickas via e-post.

#2

Det enklaste sättet är väl att använda funktionen dela (längst ner i fakturalistan) för att skapa ett mail i ditt förvalda mailprogram med fakturan som PDF-bilaga, och därefter använda PGP / GPG för att få hela mailet krypterat.

Det finns förstås flera andra sätt att få ut PDF-fakturan, t.ex att dra en faktura från fakturalistan och släppa den i ett Finder-fönster. Det går också att dra ut flera fakturor på en gång.

Detta att dra ut fakturor från iOrdning är tänkt att fungera bättre i version 8 än 7, iallafall till Finder (jag kan inte svara på hur Filemaker tar emot detta, det är mycket längesen jag använde det).

Det går också att automatisera export med kommandoradsverktyget x-iordning, men det är tyvärr bara byggt för att plocka ut senast skapade faktura. Detta som stöd för att först skapa en faktura med x-iordning och därefter exportera den som PDF.

#3

Att få kunder/klienter att förstå och hantera PGP/GPG är omöjligt. För många är det high-tech att öppna en krypterad pdf trots att nyckeln messas ut med varje fakturautskick. Tyvärr går PGP bort eftersom det dels måste delas nycklar, dels inte stöds i alla typer av mejl.
Att dra ut fakturan i Finder funkar ju, men den är då bara döpt till ett fakturanummer och kan därför inte kopplas till den kund som ska ha den. I Filemaker har jag en kundtabell som synkroniseras med den i iOrdning och då drar jag fakturan direkt ur iOrdning till rätt kund och får därmed kopplingen gjord på det viset. Om jag ska dra ut fakturan i Finder först måste jag ju öppna den för att se vilken kund det gäller.

Bifogar bild för att visa hur jag jobbar. Från listan med fakturor i den “smarta mappen” i iOrdning drar jag fakturan till respektive kund i Filemaker (till vänster). Sedan kan jag mejla iväg krypterade fakturor och samtidigt sms:a nyckeln från Filemaker. Men med iOrdning 8 så går det inte att dra fakturan på det sättet, det går bara att dra den till Finder. I iOrdning 7 går det även att dra fakturor till andra apps (Photoshop, LibreOffice mfl) men INTE till Finder, konstigt nog.

iordning_flow
iordning_flow.jpg1407x727 125 KB

#4

Som sagt, att dra ut fakturor till Finder skulle ju egentligen vara enklare för mig, om det bara fanns en koppling till kunden i filnamnen (alltså kundnummer). Jag har byggt en liknande Filemakerlösning åt en kund som använder Visma Lön. Där kan alla lönebesked exporteras och sen importeras (till Filemaker) i ett svep, eftersom anställningsnummer finns med i filnamnen.

#5

Ok, men om du drar en faktura från iOrdning till Finder, och sedan från Finder till Filemaker, blir det då inte samma sak som när du tidigare kunde dra direkt från iOrdning till Filemaker? Frånsett mellansteget då?

#6

Förvisso, men det blir två moment extra för varje faktura (även radera filen efter varje gång om man vill vara helt säker på att inte blanda ihop fakturorna). Och det ovanpå ett redan ganska osmidigt manuellt tillvägagångsätt. Inget problem om man gör en faktura, men drygt när man fakturerar 50-60 stycken. Det är ju alltid jobbigt med manuella moment där risken finns att man slinter till med musen eller släpper fokus i en sekund.
Men jag får väl hålla mig till version 7 så länge.

#7

Om du vill automatisera detta helt kan du börja göra fakturor i JSON-format och putta in dem med x-iordning för att därefter omedelbart ta ut fakturan som PDF, också med x-iordning.

Skulle du kunna plocka ut kundnummer / kundnamn ur PDF-taggarna? Det ligger inte där idag, men jag kan lägga dit det. Jag vill ogärna lägga kundens namn i filnamnet och det fungerar inte heller för alla namn (som innehåller otillåtna symboler).

#8

Kundnamn förstår jag blir svårare. Min tanke var att kundnummer skulle fungera eftersom det (väl?) alltid är numeriskt. Men om det skulle gå att lägga till kundnummer i en pdf-tagg så kan jag lösa att hämta in den och använda vid importen. Helst om det skulle gå att ha det i en egen tagg så att jag slipper logiken med att sortera ut vad som är vad.
X-iordning verkar intressant. Får det dock inte att fungera riktigt i min Terminal nu, men ska läsa på dokumentationen lite. Finns det mer dokumentation än den i xiordning.md?

#9

Det är bara x-iordning.md som finns som dokumentation.

I nästa uppdatering kommer “Subject” i PDF vara “Faktura #XXX till kund #YYY”. Kundnumren väljer du själv, och du styr alltså om de ska vara helt numeriska eller inte.

#10

Men…helt fantastiskt! Det löser ju inte bara mitt nyuppkomna problem utan öppnar för ännu bättre funktion än jag haft tidigare. Jag tackar och bugar. :grinning:
Men det där med kundnummer: Jag hade ett svagt minne att jag från början försökte att ange 0001, 0002 etc som kundnummer men att programmet tog bort nollorna när man sparade. Testade därför nu och jag kan inte ange annat än numeriska kundnummer och inte heller ha nollor före numret (version 7.6.39 MacOS 14.8.2). Hur väljer jag själv? Hittar ingen inställning för det.

#11

Ja, det går tyvärr inte att inkludera inledande nollor på detta sätt. Du behöver antingen köra med en inledande bokstav (“K0001” exempelvis), eller bara 1. Det går dock bra att börja på 1000 om du tycker det ser kort ut med 1.

#12

Jag vill bara återkoppla och tacka för hjälpen. Har nu använt den nya funktionen och den senaste faktureringen fungerade mycket smidigare än tidigare. Tack igen!